Auftragsverarbeitungsregelungen

Auftragsverarbeitung
gemäß Art. 28 Abs. 3 und 4 Datenschutzgrundverordnung
(DSGVO)

ABSCHNITT I

Klausel 1
Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2
Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3
Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4
Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

ABSCHNITT II
PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6
Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7
Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens drei Monaten im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8
Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9
Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III
SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10
Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

ANHANG I
Liste der Parteien

Verantwortliche(r):

Der Verantwortliche sowie der untenstehende Auftragsverarbeiter haben mit gesondertem Vertrag eine Leistungsvereinbarung abgeschlossen, die als Auftragsverarbeitungsverhältnis zu bewerten ist. Name, Funktion, Kontaktdaten und Beitrittsdatum des Verantwortlichen im Sinne der vorliegenden Vereinbarung richten sich demnach nach Angabe des Bestellers und ergeben sich aus der Bestellbestätigung zum korrespondierenden Vertrag, wie sie dem Besteller nach erfolgter Bestellung im WebShop des Promos- Verlages zugegangen ist.

Auftragsverarbeiter:

1. Name: Promos Verlag GmbH
Anschrift: Stettenstraße 3, 72805 Lichtenstein

Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Dr. Estrid Krause, Geschäftsführerin, Telefon: +49 7129 9386493, Telefax: +49 7129 9386405, E-Mail: info@promosverlag.de

Unterschrift und Beitrittsdatum: …

ANHANG II
Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden

Kunden und potentielle Kunden
weitere Personen, denen von Kunden aufgrund erworbener (Unter-)Lizenzen Zugriff auf Produkte gewährt wird

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Titel, Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land)
Informationen zum Vertragsumfang (z. B. welche Produkte und Lizenzen sowie welche Lizenzdauer erworben wurde)
Informationen zur Nutzung der WebApp der Promos Verlag GmbH, z. B. persönliche Einstellungen, Favoriten, gelesene Beiträge
Zahlungsinformationen (z. B. Kontonummer, Bankleitzahl, Bank, und genutzter Smartphone-Account)

Verarbeitete sensible Daten (falls zutreffend) und angewandte Beschränkungen oder Garantien, die der Art der Daten und den verbundenen Risiken in vollem Umfang Rechnung tragen, z. B. strenge Zweckbindung, Zugangsbeschränkungen (einschließlich des Zugangs nur für Mitarbeiter, die eine spezielle Schulung absolviert haben), Aufzeichnungen über den Zugang zu den Daten, Beschränkungen für Weiterübermittlungen oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen

keine

Art der Verarbeitung

Speicherung und Übermittlung

Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden

Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden des Verantwortlichen oder entsprechende vorvertragliche Leistungen mit potentiellen Kunden

Dauer der Verarbeitung

Die Dauer der Verarbeitung ist zeitlich unbestimmt.
Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter können zum Ablauf eines Monats mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten ordentlich kündigen.
Das Recht zur außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Bei der Verarbeitung durch (Unter-)Auftragsverarbeiter sind auch Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung anzugeben. Die Verarbeitungen erfolgt durch einen professionellen Unter-Auftragsverarbeiter, der somit die Speicherung und Übermittlung durchführt. Die Dauer richtet sich zunächst nach dem Hosting-Vertrag zwischen dem Auftragsverarbeiter und dem Unterauftragsverarbeiter, wobei der Auftragsverarbeiter verpflichtet ist, ggf. einen Anschlussvertrag abzuschließen, sodass die zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter vereinbarte Dauer eingehalten wird.

ANHANG IIIa
Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragsverarbeiters, einschließlich zur Gewährleistung der Sicherheit der Daten

Der Auftragsverarbeiter bedient sich zur Speicherung und Übermittlung der Daten ganz überwiegend des in Anlage IV bezeichneten Unterauftragsverarbeiters, dessen selbst umgesetzte technische und organisatorische Maßnahmen in Anlage IIIb festgehalten sind. Hierzu nimmt der Auftragsverarbeiter beim Unterauftragsverarbeiter in Anspruch.

Ausgehend von dieser Grundarchitektur der Speicherung und Übermittlung der Daten hat der Auftragsverarbeiter nachfolgende, zusätzliche eigene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen.

1. Vertraulichkeit

1.1 Zutrittskontrolle

Hinsichtlich der eigenen Geschäftsräume sowie des dortigen Zutritts hat der Auftragsverarbeiter die folgenden Maßnahmen zum Zwecke der Zutrittskontrolle umgesetzt:

Schlüsselausgaben an Personen zum Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen werden dokumentiert.

Darüber hinaus ergeben sich die Zutrittskontrollen des Unterauftragsverarbeiters aus Anlage IIIb „Vertraulichkeit – Zutrittskontrolle“.

1.2 Zugangskontrolle

Die genutzte Serverhardware befindet sich physisch überwiegend bei dem in Anlage IV bezeichneten Unterauftragsverarbeiter. Hinsichtlich des Zugangs zu Software, des Fernzugriffs auf die Hosting-Umgebung des Unterauftragsverarbeiters sowie zu sonstiger Hardware hat der Auftragsverarbeiter die folgenden Maßnahmen zur Zugangskontrolle umgesetzt:

Passwortvergabe: ein Zugang zu den Datenverarbeitungssystemen ist grundsätzlich nur mittels einer Kombination aus einem Benutzernamen und dem zugeordneten Passwort möglich.
Firewall: Systeme, die Hauptvertragsleistungen bereitstellen, werden mit einer Firewall ausgesattet.

Darüber hinaus ergeben sich die Zugangskontrollen des Unterauftragsverarbeiters aus Anlage IIIb „Vertraulichkeit – Zugangskontrolle“.

1.3 Zugriffskontrolle

Der Auftragsverarbeiter hat zur Zugriffskontrolle die folgenden Maßnahmen umgesetzt:

Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Kunden (Lizenzvergabe). Der Auftragnehmer hat keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge.
Ausschließlich berechtigte Systemadministratoren sind in der Lage, Reche anderer zu Datenverarbeitungssystemen zu verwalten. Der Kreis der berechtigten Systemadministratoren wird auf die kleinstmögliche Auswahl von Personen reduziert. Die Datenverarbeitung selbst erfolgt durch den Kunden. Der Auftragnehmer hat keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge. Darüber hinaus ergeben sich die Zugriffskontrollen im Hinblick auf die genutzten Server des Unterauftragsverarbeiters aus Anlage IIIb „Vertraulichkeit – Zugriffskontrolle“.

1.4 Weitergabekontrolle

Der Auftragsverarbeiter hat – in Verbindung mit den in Anlage IIIb „ Integrität – Weitergabekontrolle“ festgehaltenen Maßnahmen des Unterauftragsverarbeiter – folgende Maßnahmen zur Weitergabekontrolle umgesetzt:

Die Datenverarbeitung selbst erfolgt durch den Kunden. Der Auftragnehmer hat keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge.
Darüber hinaus ergibt sich eine Trennungskontrolle des Unterauftragsverarbeiters abhängig von der jeweiligen Serverumgebung wie in Anlage IIIb „Vertraulichkeit – Trennungskontrolle“ festgelegt, wobei insbesondere eine systemische Trennung auf verschiedene virtuelle, private Server (VPS) erfolgt.

2. Integrität

2.1 Eingabekontrolle

Beim Auftragsverarbeiter umgesetzte Maßnahmen:

Zuordnung von Benutzerrechten : Der Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme wird für Personen auf die jeweils mindestens notwendigen Daten durch Vergabe entsprechender Nutzerrechte eingeschränkt
Protokollierung von Dateneingaben: Die Dateneingabe erfolgt durch den Kunden. Seitens des Auftragnehmers besteht kein Einfluss auf die durch den Kunden verwendeten Datenverarbeitungsprogramme. Die Eingabekontrolle der Daten kann daher ausschließlich durch den Kunden umgesetzt werden.
Nachvollziehbarkeit der Eingabe: Die Dateneingabe erfolgt durch den Kunden. Seitens des Auftragnehmers besteht kein Einfluss auf die durch den Kunden verwendeten Datenverarbeitungsprogramme. Die Eingabekontrolle der Daten kann daher ausschließlich durch den Kunden umgesetzt werden.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

3.1 Verfügbarkeitskontrolle

Beim Auftragsverarbeiter umgesetzte Maßnahmen:

Datensicherungskonzept: Datensicherungen werden nur nach Vereinbarung bzw. gemäß des abgeschlossenen Hauptvertrages angefertigt und auf separaten und für Datensicherungen dezidiert eingesetzten Systemen aufbewahrt.

4. Weitere Maßnahmenbereiche

4.1 Auftragskontrolle

Bei der Auswahl von Auftragnehmern, die personenbezogenen Daten im Auftrag verarbeiten, werden nur solche Auftragnehmer ausgewählt, die mindestens die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen an die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einhalten.

Der Unterauftragsverarbeiter unterstützt den Auftragsverarbeiter im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung neben den in ANHANG IIIb genannten technisch-organisatorischen Maßnahmen insbesondere – jedoch nicht abschließend – mit nachfolgenden Unterstützungsleistungen:

Der Unterauftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisungen des Auftraggebers, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, hierzu verpflichtet ist (z. B. Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden); in einem solchen Fall teilt der Unterauftragsverarbeiter dem Auftragsverarbeiter diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO).
Der Unterauftragsverarbeiter sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsgemäße Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu. Er sichert zu, dass die für den Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten von sonstigen Datenbeständen strikt getrennt werden.
Bei der Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen nach Art. 12 bis 22 DSGVO hat der Unterauftragsverarbeiter im notwendigen Umfang mitzuwirken und den Auftragsverarbeiter soweit möglich angemessen zu unterstützen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit e und f DSGVO).
Der Unterauftragsverarbeiter wird den Auftragsverarbeiter unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
Der Unterauftragsverarbeiter hat personenbezogene Daten aus dem Auftragsverhältnis zu berichtigen, zu löschen oder deren Verarbeitung einzuschränken, wenn der Auftraggeber dies mittels einer Weisung verlangt und berechtigte Interessen des Unterauftragsverarbeiter dem nicht entgegenstehen.
Auskünfte über personenbezogene Daten aus dem Auftragsverhältnis an Dritte oder den Betroffenen darf der Unterauftragsverarbeiter nur nach vorheriger Weisung oder Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen.
Der Unterauftragsverarbeiter hat dem Auftragsverarbeiter Audit-Rechte eingeräumt.
Der Unterauftragsverarbeiter hat einen fachkundigen Datenschutzbeauftragten bestellt.

ANHANG IIIb
Technische und organisatorische Maßnahmen des Unterauftragsverarbeiters, einschließlich zur Gewährleistung der Sicherheit der Daten

Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Zutrittskontrolle
Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen in den Rechenzentren

1. Zutrittskontrollsystem
Ein Schließsystem in Form einer mindestens 1-Faktor-Authentifizierung (z.B. Transponder, Chipkarte, Klingelsystem mit Personenkontrolle per Bild und Ton) ermöglicht den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen erst nach positiver Zutrittsprüfung.
2. Schlüsselregelung
Schlüsselausgaben an Personen zum Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen werden dokumentiert.
3. Protokollierung der Besucher
Besucher, die Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen erhalten (z.B. im Falle von Hardware-Austausch durch den Hersteller) werden in einem Besucherbuch erfasst.
4. Einbruchmeldeanlage
Der Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen ist per Einbruchmeldeanlage abgesichert.
5. Videoüberwachung
Datenverarbeitungsanlagen werden per Videoüberwachung gesichert.

Zugangskontrolle
Keine unbefugte Systembenutzung

1. Passwortvergabe
Ein Zugang zu den Datenverarbeitungssystemen ist grundsätzlich nur mittels einer Kombination aus einem Benutzernamen und dem zugeordneten Passwort möglich.
2. Passwortrichtlinie
Passwörter für Datenverarbeitungsanlagen müssen Mindest-Komplexitätsanforderungen der unternehmensweiten Richtlinie entsprechen; Passwörter von Mitarbeitern müssen regelmäßig geändert werden.
3. Administrativer Zugriff
Sämtliche Datenverarbeitungssysteme sind zu Wartungszwecken ausschließlich über freigegebene IP-Adressbereiche und verschlüsselt erreichbar (z.B. VPN-Beschränkungen).
4. Firewall
Schutz der Infrastruktur durch Firewalls (Soft- und/oder Hardware), Beschränkungen ungenutzter Ports sowie Benutzername und Passwort vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Systeme, die Hauptvertragsleistungen bereitstellen, werden, entsprechend der jeweiligen Vereinbarung im Hauptvertrag, mit einer Firewall ausgestattet.
5. Einsatz von Anti-Viren-Software Systeme, die zum Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme genutzt werden, sind mit einer Anti-Viren-Software ausgestattet. Diese Software wird regelmäßig auf die neuesten Virus-Definitionen aktualisiert. Systeme, die Kundenleistungen bereitstellen, werden, entsprechend der jeweiligen Vereinbarung im Hauptvertrag, mit einer Anti-Viren-Software ausgestattet.
6. Verschlüsselung von mobilen Datenträgern Sofern mobile Datenträger oder mobile Geräte zum Einsatz kommen, werden die Inhalte verschlüsselt.

Zugriffskontrolle
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems

1. Zuordnung von Benutzerrechten
Der Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme wird für Personen auf die jeweils mindestens notwendigen Daten durch Vergabe entsprechender Benutzerrechte eingeschränkt. Die Datenverarbeitung selbst erfolgt durch den Kunden Der Auftragnehmer hat keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge.
2. Sichere Aufbewahrung von Datenträgern
Datenträger, die personenbezogene Daten enthalten, werden verschlossen gelagert
3. Verwaltung der Rechte durch einen eingeschränkten Personenkreis
Ausschließlich berechtigte Systemadministratoren sind in der Lage, Rechte anderer Personen zu Datenverarbeitungssystem zu verwalten. Der Kreis der berechtigten Systemadministratoren wird auf die kleinstmögliche Auswahl von Personen reduziert. Die Datenverarbeitung selbst erfolgt durch den Kunden. Der Auftragnehmer hat keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge.
4. Protokollierung der Zugriffe
Zugriffe auf Dienste (z. B. Webdienste) werden DSGVO-konform in Log-Files protokolliert. Die Datenverarbeitung selbst erfolgt durch den Kunden. Der Auftragnehmer hat jedoch keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge.
5. Ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern
Datenträger, die personenbezogene Daten enthalten werden gemäß DIN 66399 vernichtet.
6. Regelmäßige Wartung der Datenverarbeitungssysteme

Trennungskontrolle
Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden

1. Festlegung von Datenbankrechten
Der Zugriff von Systemen und Benutzern auf Datenbanken wird auf die jeweils notwendigen Daten eingeschränkt.
2. Trennung von Produktiv- und Testsystemen
Produktiv- und Testumgebungen werden isoliert voneinander betrieben. Ein Zugriff einer Umgebung auf Daten der jeweils anderen Umgebung wird durch den Einsatz von z.B. getrennten Datenbanksystemen und Serversystemen unterbunden.
3. Logische Mandantentrennung
Durch den Einsatz unterschiedlicher softwareseitiger Mechanismen wird eine Trennung der Daten von Mandanten gewährleistet.

Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Weitergabekontrolle
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport

1. Transport
Sofern personenbezogene Daten weitergegeben werden, findet dies grundsätzlich verschlüsselt statt. Die Datenverarbeitung selbst erfolgt durch den Kunden. Der Auftragnehmer hat keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge.

Eingabekontrolle
Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind

1. Zuordnung von Benutzerrechten
Der Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme wird für Personen auf die jeweils mindestens notwendigen Daten durch Vergabe entsprechender Benutzerrechte eingeschränkt.
2. Protokollierung von Dateneingaben
Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Kunden, Seitens des Auftragnehmers besteht kein Einfluss auf die durch den Kunden verwendeten Datenverarbeitungsprogramme. Die Eingabekontrolle der Daten kann daher ausschließlich durch den Kunden umgesetzt werden.
3. Nachvollziehbarkeit der Eingabe
Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Kunden. Seitens des Auftragnehmers besteht kein Einfluss auf die durch den Kunden verwendeten Datenverarbeitungsprogramme. Die Eingabekontrolle kann daher ausschließlich durch den Kunden umgesetzt werden. Bei Änderungen durch den Auftragnehmer werden die Administrationszugriffe adäquat protokolliert.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verfügbarkeitskontrolle
Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust

1. Unterbrechungsfreie Stromversorgung in Serverräumen (Rechenzentren)
Serverräume sind durch unterbrechungsfreie Stromversorgungen geschützt. Der Schutz ist zweistufig aufgebaut. Bei Bedarf wird ein Notstrom-Aggregat automatisch aktiviert, das die Stromversorgung der Serverräume übernimmt.
2. Klimaanlagen in Serverräumen (Rechenzentren)
Eine für den Betrieb von Serversystemen angemessene Temperatur und Luftfeuchtigkeit wird in Serverräumen durch ausreichend dimensionierte Klimaanlagen gewährleistet.
3. Feuer- und Rauchmeldeanlagen in Serverräumen (Rechenzentren)
Durch den Einsatz von Feuer- und Rauchmeldeanlagen wird ein Brand frühzeitig erkannt. Feuerlöschanlagen löschen auftretende Brände.
4. Datensicherungskonzept und Aufbewahrung von Datensicherungen
Datensicherungen von personenbezogenen Daten werden nur nach Vereinbarung bzw. gemäß des abgeschlossenen Hauptvertrages angefertigt und auf separaten und für Datensicherungen dediziert eingesetzten Systemen aufbewahrt.
5. Monitoring
Systemkritische Instanzen werden durch Monitoring überwacht. Die Datenverarbeitung selbst erfolgt durch den Kunden. Der Auftragnehmer hat keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge.

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Datenschutz-Management
Der Auftragnehmer etabliert ein Datenschutzmanagement, das den Schutz der personenbezogenen Daten sicherstellt.

Incident-Response-Management
Regelmäßige Überprüfung der IT-Infrastruktur. Der Auftragnehmer etabliert einen Vorfallreaktionsplan.

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO)
Der Auftragnehmer stellt innerhalb seiner Möglichkeiten sicher, dass durch Voreinstellung nur Daten, die für den jeweiligen bestimmten Verarbeitungszweck unbedingt erforderlich sind, verarbeitet werden. Die Datenverarbeitung selbst erfolgt durch den Kunden. Der Auftragnehmer hat keinerlei Einfluss auf die durch den Kunden durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge.

Auftragskontrolle
Keine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers

1. Auswahl von geeigneten Auftragnehmern
Bei der Auswahl von Auftragnehmern, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden nur solche Auftragnehmer ausgewählt, die mindestens die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen an die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einhalten
2. Überwachung der Auftragnehmer Der Auftragnehmer wird regelmäßig auf die Einhaltung der zugesicherten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten überprüft.

ANHANG IV
Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche hat – unabhängig von der Möglichkeit gemäß Klausel 7.7 Buchstabe a – die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt:

1. Name: Alfahosting GmbH

Anschrift: Edmung-von-Lippmann-Straße 13-15, 06122 Halle

Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Daniel Hagemeier, Geschäftsführer, datenschutz@alfahosting.de

Beschreibung der Verarbeitung: Server-Hosting, Speicherung und Übermittlung

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 und 4 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)